السمات الواجب توافرها في نظام الأرشفة الإلكترونية :
1-الدقة و السرعة في إدخال و استرجاع المعلومات.
2-السرية في تداول الوثائق والمعلومات وذلك بتحديد السلطات المختلفة ؛ لإنشاء و تحديث و استرجاع المعلومات من الوثائق المشتركة و حجبها عن الأشخاص غير المخولين ؛ للتعامل معها .
3-سهولة التعامل من خلال استخدام نظام القائمة و شاشات مساعدة ؛ لتزويد المستخدم بالإرشادات اللازمة ؛ للقيام بعمله بشكل سليم.
4- التعامل مع اللغة العربية.
5-التجانس و التكامل في النظام أي تكامل البرامج الفرعية مع بعضها البعض ؛ للحد من إعادة إدخال بيان البرامج الفرعية سبق إدخالها في برنامج آخر ؛ لتوفير الوقت و الجهد مثل سجلات قيد الإدارة العامة و سجلات قيد الفروع وتوفير التكامل بين الشق اليدوي و الآلي الذي يقوم به الموظف .
6-الاحتياطات عمل BACK UP للنظام ؛ لإعادة تحميله مرة أخرى في حالة حدوث أي تلف و الاحتياطات اللازمة ؛ لحماية المعلومات الناتجة عن أخطاء التشغيل.
7-المشاركة بالمعلومات وإمكانية استرجاع المعلومات من قبل عدة مستخدمين للنظام في وقت واحد
8-القدرة على التوسع من حيث عدد المستخدمين و حجم التخزين و تحسين سرعة النظام
